FORMER UNE ÉQUIPE QUI PARTAGE TA VISION AVEC PASSION

Pas besoin d’une équipe de 8 personnes, ou même d’un employé à temps plein pour commencer à alléger ta charge de travail. J’ai commencé avec une seule passionnée qui m’aidait à prendre soin de la clientèle puis j’ai engagé une seconde pour m’aider à gérer mon administration quelques heures par semaine et le meilleur, c’était que je les payais pour leur temps qui fluctuaient selon les besoins.

La beauté de travailler pour soi-même signifie qu’on crée soi-même nos heures, notre agenda et nos journées. On choisit nos tâches, nos priorités et nos projets qu’on peut déléguer à un entrepreneur quelques heures par semaine lorsque le moment est propice.

Parcourons les 5 étapes exactes pour commencer à former ton équipe de soutien idéale.

Parcourons les étapes exactes pour commencer à former l’équipe de soutien exceptionnelle pour notre entreprise afin de prospérer – et pour nous donner la capacité de rêver, de se reposer, de construire et de respirer facilement à nouveau.

Mapper ses tâches, ses processus et ses systèmes

Une des premières clés pour savoir qui et comment embaucher une perle du soutien consiste à connaître intimement TOUS les processus de notre entreprise. Si vous êtes travailleur autonome, il est probable que tu sois déjà super impliquée dans tous les aspects de ton entreprise… mais as-tu déjà pris le temps de prendre le temps de “ mapper” chaque étape et système ?

Ce processus porte différentes appellations tel que « cartographie des processus » ou « procédures opérationnelles standard », mais essentiellement, tu examines toutes les tâches principales au sein de ton entreprise et tu décomposes chacune pour évaluer tous les petits détails, les mini-tâches nécessaires pour réaliser les plus grandes.

Dans mon entreprise, on a mappé plusieurs gros projets comme les processus d’acquisition, d’intégration de la clientèle et de fidélisation, la gestion de notre programmation, de nos activités et de nos cours, la publication de contenu de blog et du site web, ou la création d’un calendrier, d’affiches, de plan d’intervention ou de parution sur Pinterest.

L’une des plus grosses erreurs que j’ai faite était reliée à une seule chose: JE POUVAIS LE FAIRE et pour cette raison, je pensais que je devais le faire. Mais en embauchant des experts ou des personnes beaucoup plus compétentes dans différents domaines je n’ai pas obtenu seulement un produit final de meilleure qualité, j’ai également soutenu les passions et les compétences d’autres personnes !

Si tu peux identifier les grands projets qui prennent la majeure partie de ton temps, mais décomposer les tâches des processus de ton entreprise et regarder chaque étape de l’exécution, je parie qu’il sera évident pour toi quelles sont les grandes et petites tâches que:

Tu adores faire et que tu ne voudras jamais, jamais abandonner.
Tu préfères ne pas faire mais que tu es assez bonne pour les gérer facilement.
Tu détestes faire, que tu n’es pas douée, que tu évites et que tu manques de temps.

Si tu y réfléchis… si tu détestes vraiment faire quelque chose, ça ne signifie-t-il pas que ça te prend beaucoup plus de temps pour le compléter toi-même ? Qu’il y ait une courbe d’apprentissage abrupte ou que tu procrastines à fond, tu te retrouves probablement à traîner les pieds quand il s’agit de ces tâches détestées, alors que, si tu embauches quelqu’un dont le point fort est ALIGNÉ avec ces choses, il pourrait probablement le faire en beaucoup moins de temps et pour moins d’argent que le temps et la frustration que tu y consacres. De plus, le temps que tu économises en sous-traitant te donne plus de temps pour commercialiser, imaginer de nouvelles idées, servir tes clients et gagner plus d’argent.

Ta liste de recrutement essentielle

Après avoir mappé les tâches de ton entreprise, assures-toi de noter les choses qui te font vibrer, t’excitent, que tu ne laisseras jamais tomber et qui relèvent de ton expertise.

Dresse la liste en ordre de priorités des choses qui te prennent trop de temps et met-les en ordre de 1 à 5 dans l’ordre de ce que tu aimerais libérer en premier et embaucher une ressource de soutien.

À partir de là, tu peux déterminer exactement où tu as besoin d’aide. Remarque si certains éléments que tu dois sous-traiter peuvent être regroupés dans une catégorie similaire afin que tu puisses éventuellement créer un poste à l’interne si tu le désires.

S’il s’agit de tâches administratives qui alourdissent ton rythme quotidien comme répondre aux emails, offrir un support et fournir une aide communautaire en ligne ou dans tes groupes Facebook, alors peut-être qu’un assistant virtuel ou un gestionnaire d’entreprise ou de communauté en ligne serait le meilleur choix d’embauche pour toi à court terme.

Si tu hésites ou que tu réalises que tu as besoin d’aide dans plusieurs domaines ou que tu peux créer plusieurs postes à partir de tes besoins, ne t’inquiète pas ! Beaucoup d’entrepreneures sont des visionnaires et finissent par avoir besoin d’un soutien de haute qualité dans plusieurs domaines, et c’est vraiment normal.
Même s’il ne s’agit que de 1 à 2 heures par semaine dans chaque domaine, il y a probablement des personnes qui peuvent répondre aux besoins spécifiques que tu as. Ça peut sembler intimidant de penser à embaucher un tas de personnes dès le départ, alors réfères-toi à ta liste de priorités et prend confiance dans tes décisions d’embauche averties une par une.

Chaque fois que j’ai échangé de l’argent pour libérer du temps, mon entreprise a grandi. C’est en faisant ces changements calculés et en recrutant ces bons alliés que j’ai pu continuer de rêver, d’apprendre, de croître, d’évoluer et de prendre de l’expansion de façons différentes. Plus je recrute, plus l’entreprise a tendance à gagner de l’argent car nous avons de bonnes personnes aux bons postes.

Ces dépenses supplémentaires proportionnellement au temps économisé font avancer les choses.

Construire une bibliothèque de ressources, d’outils et de façon de faire

Même si tu commences simplement par embaucher un assistant virtuel pour 2 ou 3 heures par semaine… Tu constateras rapidement que la formation de ce nouveau allié et de tout futur nouveau partenaire est tellement plus fluide lorsque tu disposes de systèmes clairs, précis et concis que tu peux simplement leur transmettre lorsqu’ils sont intégrés.

La création d’une bibliothèque de ressources, de cadre de référence et de fonctionnement et de normes de marque, même avant d’avoir une seule personne dans ton équipe, te donnera non seulement plus de clarté sur tes processus, mais elle et donnera également l’occasion de trouver des failles ou des inefficacités à améliorer avant de déléguer les choses à de nouveaux ou futurs membres de l’équipe. Ça crée un guide super clair pour les nouveaux collaborateurs pour qu’ils puissent connaître ta vision, ta marque, ton entreprise et tes procédures dès le début de leur collaboration avec vous. Tout le monde y gagne!

Quelques façons simples et efficaces de le faire sont d’enregistrer une série de mini-vidéo expliquant les processus et tes projets. Si tu n’as jamais utilisé loom, OMG! Permets-moi d’être la première à te présenter cet outil incroyable, et puis-je ajouter que cela n’est pas sponsorisé… je l’adore tellement et je l’utilise tout le temps. Va sur loom.com, c’est essentiellement un outil d’enregistrement d’écran qui te permet d’enregistrer en vidéo ou en audio en expliquant un processus sur ton écran d’ordinateur.

Une autre façon est simplement d’avoir un endroit désigné rassemblant toutes les ressources de ton entreprise – comme par exemple, même un document Google avec des liens vers différents identifiants ou pages avec différents guides pas à pas pour diverses tâches et projets.

La clé est de bien l’organiser pour que ton équipe puisse avoir un endroit simple et clair où se rendre si elle a besoin d’aide et pour éliminer les mêmes questions encore et encore. Ton objectif est simplement d’avoir tous tes processus et procédures en UN seul endroit pour qu’ils puissent être consultés et revisités au fur et à mesure que tu embauches de nouveaux membres de l’équipe et les former sur tes systèmes. Même si tu n’as PAS d’équipe ou une équipe de 2 personnes, créer une configuration comme celle-ci dès le début est tellement avantageux pour la croissance et te permet de maintenir une cohérence dans l’ensemble de l’organisation, peu importe qui gère quoi.

Présenter tout le monde

Une fois que tu as engagé quelques membres de l’équipe de soutien, assure-toi de les connecter ensemble et de les présenter les uns aux autres en personne si possible, mais virtuellement sinon.

De cette façon, ils savent qui et comment ils peuvent collaborer les uns avec les autres sur certains projets, et tu n’auras pas toujours à être la personne intermédiaire gérant les communications… ce qui, sincèrement peut alourdir notre emploi du temps.

Et l’objectif d’avoir une équipe de soutien est de passer MOINS de temps sur les petits détails et les communications, et plus de temps à penser à de nouvelles idées géniales pour croître et grandir. C’est puissant et tellement efficient de connecter ton équipe au lieu de les faire toujours travailler en silo.

Réaliser la grande vision

Je sais que cela peut te sembler effrayant ou un lourd fardeau de commencer à constituer une équipe… mais c’est essentiel de te concentrer sur tes points forts, et d’en faire bénéficier davantage ton entreprise pour la valeur ajoutée à long terme ! Ton temps est précieux. Ton énergie est puissante. Et l’une des meilleures façons de protéger les deux est de lâcher un peu les rênes et d’attirer les bonnes personnes pour soutenir et faire croître ton entreprise, afin que tu puisses passer au niveau supérieur, et encore plus haut.

Personne n’est censé faire des affaires seules. C’est comme dans la vie, la collaboration est essentielle. Commence à observer les failles et les points faibles de ton entreprise, et crée le nouveau poste à partir de là. Reste ouverte à de nouvelles façons de faire les choses et à la collaboration à distance. AUCUN doute que tu dirigeras une équipe exceptionnelle qui te mènera plus loin, plus haut, plus vite que tu as osé le rêver.